மின்னஞ்சல் கடிதங்களுக்கான பத்து அன்புக் கட்டளைகள்.

மின்னஞ்சல் கடிதங்களுக்கான பத்து அன்புக் கட்டளைகள்.

மின்னஞ்சல் கடிதங்கள் இன்று ஒவ்வொருவர் வாழ்விலும் இன்றியமையாத தேவையாய் மாறிவிட்டன. வெளியூரில் விருந்தினர் அல்லது நண்பர்கள் வீட்டிற்குச் சென்றால் உபசரிப்பதற்காக கொஞ்சம் காபி தரட்டுமா? என்று கேட்பது போல "உங்கள் இமெயில் பார்க்கணும்னா இங்கேயே எங்க கம்ப்யூட்டர்ல செக் பண்ணிக்கிறீங்களா?என்று கேட்பது வாடிக்கையாகிவிட்டது.

அந்த அளவிற்கு அனைவருக்கும் அன்றாடம் இமெயில் பார்க்க வேண்டியது அவசியமாகிவிட்டது. கடிதங்களை பேப்பரில் எழுதி கவர் வாங்கி மூடி ஸ்டாம்ப் ஒட்டி தபால் அனுப்புவது இப்போது எவ்வளவோ குறைந்துவிட்டது. இந்த சூழ்நிலையில் நாம் அனுப்பும் இமெயில் கடிதங்கள் நம்முடைய பண்பையும் காட்டுவதாக அமைய வேண்டாமா?

பேப்பரில் எழுதும்போது எத்தனை ஒழுக்க முறைகளைக் கடைப்பிடிக்கிறோம். சரியாக வரவில்லை என்றால் எத்தனை பேப்பரைக் கிழித்து எறிந்து விட்டு பின் எழுதுகிறோம். அதே போல இமெயில் கடிதங்களை அமைப்பதிலும் எழுதுவதிலும் பல நல்ல வழிகளைக் கடைப்பிடித்தால் நல்லது.

அவற்றில் சிலவற்றை இங்கு பார்ப்போம்.

1. ஒரே இமெயில் கடிதத்தினைப் பலருக்கும் அனுப்புகையில் பெறுபவர் முகவரியில் அனைத்து முகவரிகளையும் அமைக்க வேண்டாம். தங்களுடைய இமெயில் முகவரிகளைத் தேவையின்றி அடுத்தவர்கள் அறிவதனை யாரும் விரும்ப மாட்டார்கள். எனவே பெறுபவருக்கான இடத்தில் (To:) உங்கள் முகவரியினையும் BCC என்ற இடத்தில் அனைத்து முகவரிகளையும் அமைத்து அனுப்பவும். BCC என்பது Blind Carbon Copy ஆகும்.

அதாவது நீங்கள் யார் யாருக்கெல்லாம் இந்தக் கடிதத்தினை அனுப்பி உள்ளீர்கள் என்று யாருக்கும் தெரியாது. அதனைத் தெரிவிக்க வேண்டுமென்றால் அதனைக் கடிதத்திலேயே தெரிவித்து விடலாம். இதனால் நீங்கள் பலருக்கு அனுப்பி உள்ளது மட்டுமே அனைவருக்கும் தெரியும். ஆனால் அவர்கள் இமெயில் முகவரி மற்றவருக்குத் தெரிய வாய்ப்பில்லை அல்லவா!

2. கடிதத்தின் Subject என்ற பிரிவில் உங்கள் கடிதம் எதனைக் குறித்துள்ளது என ரத்தினச் சுருக்கமாகவும் அதே நேரத்தில் தெளிவாகவும் குறிப்பிடவும். இது கடிதங்களின் பட்டியலை உங்கள் நண்பர் பெறுகையில் கடிதம் எது குறித்து என்று அறிந்து அதற்கேற்ற வகையில் முக்கியத்துவம் தருவார். எனவே "Hi" or "Hello" or "Help" என்ற சொற்களை Subject பிரிவில் அமைப்பதனை அறவே தவிர்க்கவும்.

3. மிகப் பெரிய பைல்களை இணைப்பாகத் தருவதனைத் தவிர்க்கவும். இவற்றை இறக்கிட அதிக நேரம் எடுக்கும் என்பதாலும் அதற்கு இன்டர்நெட் இணைப்பிற்கான பணம் கூடுதலாகச் செலவழியும் என்பதாலும் உங்கள் நண்பர் எரிச்சல் பட்டு அதனைப் படிக்காமலேயே இருந்து விடுவார்.

எளிதாகச் செலவின்றி இறக்கம் செய்யக் கூடிய பிராட் பேன்ட் இன்டர்நெட் இணைப்பை எல்லாரும் வைத்திருப்பார்கள் என்று எதிர்பார்க்காதீர்கள். அப்படியும் ஒரு பெரிய பைலை இணைக்க வேண்டும் என்றால் இதற்கெனவே உள்ள Yousendit போன்ற தளங்களில் உங்கள் பைல்களை அமைத்து அதற்கான தொடர்பினை உங்கள் கடிதத்தில் தந்துவிடவும்.

4. ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பைல்களை இணைப்பாகத் தர எண்ணினால் அவற்றை ஸிப் செய்து அனுப்பவும். அப்போது தான் கடிதத்தினைப் பெறுபவர் அனைத்து பைல்களையும் பெறுவது உறுதிப் படுத்தப்படும். இல்லை என்றால் ஒன்று கிடைத்து ஒன்று கிடைக்காமல் போகலாம்.

5. எந்த இமெயில் கடிதத்தினையும் ஒருவர் மீது கோபத்தில் இருக்கும்போதோ எழுத வேண்டாம். அப்படியே உங்கள் ஆத்திரத்தைத் தணித்துக் கொள்ள எழுதினாலும் உடனே அதனை அனுப்ப வேண்டாம். சிறிது காலம் கழித்து அனுப்ப அதனைத் திறந்து படித்துப் பார்க்கவும். நீங்களாகவே அந்த கடிதத்தினை மாற்றி எழுத முடிவு செய்வீர்கள்.

6. மின்னஞ்சல் கடிதத்தினைப் பெறுபவர் படித்துவிட்டார் என்ற சான்றினை நீங்கள் பெறும் வகையில் ஒரு கடிதத்தினை அனுப்பலாம். ஆனால் இது போன்ற பெற்றதற்கான அஞ்சல் ஒன்றைப் பெறும் வசதியைப் பயன்படுத்தாமல் இருப்பதே நல்லது. பெறுபவர் இது குறித்த ஆப்ஷன் விண்டோ ஒன்றைப் பெறுவார். பின் அதற்கு நேரம் ஒதுக்கி பதில் அளிக்க வேண்டும். எனவே அவர் அதனை விரும்ப மாட்டார்.

7. உங்களுக்கென தனிப்பட்ட முறையில் வரும் கடிதங்களுக்கு உடனடியாகப் பதில் கடிதம் ஒன்றை அனுப்பவும். ஏனென்றால் உங்களுக்கு கடிதத்தினை அனுப்பியவர் பதிலுக்குக் காத்திருப்பார்.

8. எப்போதும் மின்னஞ்சல் கடிதங்களை சுருக்கமாகவும் நேரடியாக விஷயத்தைத் தெரிவிப்பதாகவும் அமைத்திடுங்கள். இந்தக் கடிதத்தைப் படிக்கும் நீங்களும் உங்கள் குடும்பத்தினரும் நல்ல சுகத்துடன் இருப்பீர்கள் என்று எண்ணுகிறேன் என்று எழுதுவதெல்லாம் பேப்பரில் எழுதுவதற்குத்தான் சரி. மின்னஞ்சல் கடிதங்களில் இருக்கக் கூடாது.

9. கடித்ததை அனுப்ப பட்டனை அழுத்தும் முன் எப்போதும் கடிதத்தில் பிழைகள், இலக்கண தவறுகள் இருக்கிறதா என ஒரு முறை சோதித்த பின்னர் அனுப்பவும். தவறுகள் இருந்தால் நீங்கள் சீரியசாக அந்தக் கடிதத்தை எழுதவில்லை என்று உங்களைப் பற்றிய தவறான எண்ணத்தை அக்கடிதம் ஏற்படுத்திவிடும்.

10. நீங்கள் ஏதேனும் மெயிலிங் லிஸ்ட்டில் இருந்தால் உங்கள் முகவரி, மொபைல் போன் எண்கள் ஆகியவற்றை அனைவரும் அறியும் வண்ணம் தருவதனைத் தவிர்க்கவும். குறிப்பிட்ட நபர்களை உங்கள் தனி மின்னஞ்சல் முகவரியில் தொடர்பு கொள்ளச் சொல்லி பின் தெரிவிக்கவும். அல்லது அவர்களின் தனி மின்னஞ்சல் முகவரியினைப் பெற்று தொடர்பு கொள்ளவும். ஏனென்றால் மெயிலிங் லிஸ்ட்டில் உள்ள எல்லாரும் நல்லவர்கள் என்றும் உங்கள் நண்பர்கள் என்றும் நீங்கள் எதிர்பார்க்க முடியாது.